Pos Titel: Kantoor Koördineerder (H05)

Ontsluit jou loopbaangroeimoontlikhede met 'n rol wat jou op jou tone hou – 'n Kantoor Koördineerder wat floreer in die hart van aksie!

Inleiding:
Sluit aan by 'n dinamiese en groeiende maatskappy in die hart van die bedryf, wat toegewyd is aan die lewering van hoë-gehalte oplossings en uitsonderlike kliëntediens. Dit is jou kans om deel te wees van 'n innoverende span wat toegewyde, presiese en spanwerk waardeer. As Kantoor Koördineerder sal jy 'n integrale rol speel in die verseker van gladde bedrywighede en die ondersteuning van 'n verskeidenheid projekte – terwyl jy jou vaardighede en loopbaan ontwikkel.

Ons is op soek na 'n detail- en proaktiewe Kantoor Koördineerder om ons projekbestuur-, verkope- en finansiële spanne te ondersteun. Hierdie posisie bied 'n mengsel van verantwoordelikhede, insluitend projekondersteuning, dokumentbestuur, kliëntinteraksie en finansiële ondersteuning. As jy 'n georganiseerde, veelsydige individu is met uitstekende kommunikasievaardighede, is hierdie die rol vir jou.

Ligging: Constantia Park, Pretoria
Salaris: R10,500 and R13,000 (voor aftrekkings)
Posisies Beskikbaar: 1
Werksure: 07:30 tot 16:30
Vervoer: Eie vervoer vir nabygeleë aflewerings en versamelings. AA tariewe vir reiskoste

Belangrike Verantwoordelikhede:

Projekondersteuning:
- Versamel tegnisyn werkkaarte en terrein dokumentasie vir argivering, hersiening, na-diens kwotasies of fakturering.

• Help met die argivering van projekdokumente en die instandhouding van 'n georganiseerde argiveringsisteem
• Help om voorraad te bestuur, insluitend bestellings, afleweringsopvolg en versamelings
• Ondersteun met tegniese dokumente soos handleidings, veiligheidslêers en tekeninge
• Bestuur die versameling en aflewering van tekeninge na die tekendienste maatskappy (motor benodig)
• Toesig oor instandhoudingskedules met kliënte
• Hantering van RMA (terugstuur van materiaal) prosesse vir defekte toerusting
• Verseker behoorlike dokumentasie vir die HSEC aanlyn stelsel
• Help met veiligheidsinduksiesskedules vir die Mosambiek-kantoor

Verkoopsondersteuning:
- Stel nuwe kwotasies en na-diens kwotasies op met die Xero rekeningkundige stelsel (geen ervaring benodig nie)

• Help met die verkryging van kwotasies van verskaffers en sub-kontrakteurs
• Adviseer projekspanne, finansies, verkope en bestuur oor kliënt PO's
• Stel en ondersteun tenderdokumente op

Bestuursondersteuning:
• Liasseer met kliënte en adresseer hul navrae

Finansiële Ondersteuning:
• Skep faktuurpakkette, insluitend PO's, kwotasies en werkkaarte, vir fakturering
• Volg op fakture en hou akkurate rekords by

Minimale Vereistes:
• Eie voertuig en 'n geldige bestuurderslisensie
• Vaardigheid in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook)
• Ervaring is voordelig maar nie vereis nie
• Xero (rekeningkunde – kan op die werk leer)
• HSEC aanlyn (Veiligheid – kan op die werk leer)
• Ariba (fakturering – kan op die werk leer)

Vaardighede en Kenmerke:
• Vermoë om algemene argivering van hardekopie- en sagtekopiedokumente (SharePoint) te doen
• Ervaring in die neem en skep van notules vir projekvergaderings
• Vermoë om kalm te bly onder druk
• Vermoë om konstruktiewe kritiek te hanteer
• Nie-roker
• Algemene navrae aan verskaffers en kontrakteurs

Is jy reg om jou loopbaan na die volgende vlak te neem?

Moet nie hierdie kans misloop nie – aansoek doen en aansluit by 'n span waar jou bydrae waardeer word en jou vaardighede sal skyn. Ons is op soek na 'n proaktiewe, detail-oriënteerde individu om saam met ons op hierdie opwindende reis te wees. Aansoek vandag!

Job Title: Office Coordinator

Unlock your career potential with a role that keeps you on your toes – an Office Coordinator who thrives in the heart of action!

Introduction:

Join a dynamic and growing company in the heart of the industry, committed to delivering high-quality solutions and exceptional customer service. This is your chance to be part of an innovative team that values dedication, precision, and teamwork. As the Office Coordinator, you’ll play an integral part in ensuring smooth operations and supporting a variety of projects – all while growing your skills and career.

We are seeking a detail-oriented and proactive Office Coordinator to support our project management, sales, and financial teams. This position offers a mix of responsibilities, including project assistance, document management, client interaction, and financial support. If you're an organized, versatile individual with excellent communication skills, this is the role for you.

Location: Constantia Park, Pretoria
Salary: R10,500 and R13,000 (before deductions)
Positions Available: 1

Working hours: 07h30 to 16h30

Transport: Own transport for close by deliveries and collections. AA rates on travel cost

Key Responsibilities:

Project Assistance:

• Collate technician job cards and site documentation for filing, review, after-service quotes, or invoicing
• Assist with filing project documents and maintaining an organized filing system
• Help manage stock, including ordering, delivery follow-ups, and collections
• Support with technical documents like manuals, safety files, and drawings
• Manage the collection and delivery of drawings to the drafting company (vehicle required)
• Oversee maintenance schedules with clients
• Handle RMA (return material) processes for faulty equipment
• Ensure proper documentation for the HSEC online system
• Assist with safety induction schedules for the Mozambique office

Sales Support:

• Draft new quotes and after-service quotes using the Xero accounting system (no experience needed)
• Assist with sourcing quotes from suppliers and sub-contractors
• Advise project teams, finance, sales, and management regarding Client PO’s
• Compile and support tender documents

Management Support:

• Liaise with clients and address their queries

Financial Assistance:

• Create invoice packs, including PO’s, quotes, and job cards, for invoicing purposes
• Follow up on invoices and maintain accurate records

Minimum Requirements:

• Own vehicle and a valid driver’s license
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook)
• Experience is advantageous but not required
• Xero (accounting – but can also learn on the job)
• HSEC online (Safety – but can also learn on the job)
• Ariba (invoicing – but can also learn on the job)

Skills and Attributes:

• Ability to attend to general filing of hard copy and soft copy documents (SharePoint)
• Experience in taking and creating minutes for project meetings
• Ability to stay calm under pressure
• Ability to handle constructive criticism
• Non-smoker
• General inquiries to suppliers and contractors

Ready to take your career to the next level? Apply now and join a team where your contribution is valued and your skills will shine. We're looking for a proactive, detail-oriented individual to join us on this exciting journey. Don’t miss out – apply today!