Operasionele en Administratiewe Koördineerder

PLEK:

Jet Park, Boksburg

Posopsomming

Sleutelverantwoordelikhede 

Kliëntediens en Kommunikasie

• Beantwoord inkomende telefoonoproepe en verwys navrae toepaslik.

• Reageer vinnig en professioneel op E-posse en WhatsApp-boodskappe.

• Staan instap-kliënte by met navrae, aankope en diensversoeke.

• Doen telefoniese verkope en volg leidrade op om besigheid te genereer.

• Neem deel aan weeklikse vergaderings en lewer bydrae tot operasionele beplanning.

Administratiewe Pligte 

• Doen algemene liassering en dokumentbestuur.

• Doen daaglikse kontantopnames deur die "Point of Sale" (POS) stelsel te gebruik.

• Genereer en verwerk fakture met Pastel Accounting Software.

• Berei weeklikse operasionele en verkoopsverslae voor en dien dit in.

• Monitor en rekonsilieer brandstofverbruikrekords.

• Gebruik maatskappy se ouderdomsontleding om agterstallige rekeninge te identifiseer en op te volg met kliënte.

• Handhaaf akkurate rekords en werk interne stelsels op soos nodig.

• Handhaaf en werk interne databasisse en sigblaaie op.

• Staan by met dokumentvoorbereiding, drukwerk, en verspreiding.

Verkryging en Voorraad

• Bestel voorraad en bestuur verkrygingsprosesse.

• Volg voorraadvlakke en koördineer herbevoorrading soos benodig.

• Verseker tydige en akkurate ontvangs van goedere en materiale.

Logistiek en Vlootbestuur

• Beplan afleweringsroetes doeltreffend om tyd- en brandstofverbruik te optimeer.

• Laai voertuie en verifieer die akkuraatheid van die vrag voor versending.

• Kontroleer voertuigvragte vir nakoming en veiligheid.

• Monitor voertuigonderhoudskedules en reël diensverskaffing.

• Handhaaf rekords van voertuiggebruik en prestasie.

Pakhuis Toesig

• Hou toesig oor pakhuispersoneel en verseker nakoming van veiligheids- en operasionele protokolle.

• Oorsien voorraadhantering, berging en versendingsprosesse.

• Verseker netheid en organisasie van pakhuisareas.

Bemarking en Promosie

• Staan by met die uitvoering van bemarkingsveldtogte en promosies.

• Ondersteun handelsmerk sigbaarheid deur kliëntebetrokkenheid en uitreike.

Kwalifikasies en Vaardighede

• Sterk organisatoriese- en multitasking vermoëns.

• Uitstekende kommunikasie- en interpersoonlike vaardighede.

• Vaardigheid in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

• Ondervinding met Pastel Accounting en POS-stelsels word verkies.

• Vermoë om onafhanklik en as deel van 'n span te werk.

• Aandag aan detail en toewyding tot

Operations & Administrative Coordinator

PLACE: 

Jet Park, Boksburg.

Job Summary

Key Responsibilities

Customer Service & Communication

• Answer incoming phone calls and direct queries appropriately.

• Respond promptly and professionally to Emails & WhatsApp messages.

• Assist walk-in customers with inquiries, purchases, and service requests.

• Conduct telesales and follow up on leads to generate business.

• Participate in weekly meetings and contribute to operational planning.

Administrative Duties

• Perform general filing and document management.

• Conduct daily cash-ups using the Point of Sale (POS) system.

• Generate and process invoices using Pastel Accounting Software.

• Prepare and submit weekly operational and sales reports.

• Monitor and reconcile fuel consumption records.

• Use company age analysis to identify overdue accounts and follow up with clients.

• Maintain accurate records and update internal systems as needed.

• Maintain and update internal databases and spreadsheets.

• Assist with document preparation, printing, and distribution.

Procurement & Inventory

• Order stock and manage procurement processes.

• Track inventory levels and coordinate restocking as required.

• Ensure timely and accurate receipt of goods and materials.

Logistics & Fleet Management

• Plan delivery routes efficiently to optimize time and fuel usage.

• Load vehicles and verify load accuracy before dispatch.

• Check vehicle loads for compliance and safety.

• Monitor vehicle maintenance schedules and arrange servicing.

• Maintain records of vehicle usage and performance.

Warehouse Supervision

• Supervise warehouse staff and ensure adherence to safety and operational protocols.

• Oversee stock handling, storage, and dispatch processes.

• Ensure cleanliness and organization of warehouse areas.

Marketing & Promotion

• Assist in executing marketing campaigns and promotions.

• Support brand visibility through customer engagement and outreach.

Qualifications & Skills

• Strong organizational and multitasking abilities.

• Excellent communication and interpersonal skills.

• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

• Experience with Pastel Accounting and POS systems preferred.

• Ability to work independently and as part of a team.

• Attention to detail and commitment to accuracy.

• Basic understanding of procurement and logistics principles.